Zarządzanie Czasem
Zasada 80/20 (zasada Pareto)
Zasada 80/20 głosi, że 80% wyników wypływa tylko z 20% przyczyn, inaczej mówiąc skromniejszymi środkami i mniejszym wysiłkiem można osiągnąć większe efekty. Schemat leżący u podstaw tej zasady został odkryty w roku 1897, włoskiego ekonomistę Vilfreda Pareto.
Zasada 80/20 jest tak cenna dlatego, że idzie na przekór intuicji. Oczekujemy zwykle, że wszystkie przyczyny będą miały z grubsza taką samą wagę, że wszyscy klienci są równie cenni, że każda cząstka firmy, każdy produkt i każda złotówka przychodów ze sprzedaży jest równie dobra jak każda inna. Tymczasem jest zupełnie inaczej, opierając się na tej zasadzie należy wyodrębnić tylko najbardziej kluczowe czynniki przyczyniające się do największej ilości wyników.
10 złotych zasad efektywnego wykorzystania czasu
Narzekanie na brak czasu to jedno z bardzo często obecnie występujących zjawisk. Zagonieni ludzie biegają w pośpiechu z jednego miejsca na drugie, nie mając czasu na zatrzymanie się i zastanowienie nad tym, co robią. Jednak istnieją zasady, których stosowanie zaprocentuje w postaci zwiększonej ilości czasu tylko dla siebie, dla rodziny, przyjaciół, na przyjemności, czy po prostu na odpoczynek. Wciel w życie podstawowe zasady zarządzania swoim czasem, a zobaczysz, że odpowiednie podejście do różnych czynności przynosi oczekiwane efekty.
1. Łącz przyjemne z pożytecznym
Poznaj 10 faktów, które pomogą Tobie zdobyć więcej czasu
Jedną z najczęściej słyszanych odpowiedzi od ludzi jest "Nie mam czasu". Odpowiedź ta pada przy niemal każdym rodzaju pytania, zarówno od znajomych, jak i obcych osób. Kiedyś, swego czasu pracując w WWF’ie (World Wide Fund for living planet) miałem za zadanie zatrzymywać i edukować ludzi na tematy związane z ochroną przyrody. 95% osób które starałem się zatrzymać, mówiła „nie mam czasu”. Odpowiedź taką spotykamy też, próbując namówić kogoś znajomego aby przeczytał ciekawą książkę, poszedł na kurs czy szkolenie, mogące poprawić jakość jego życia...
Dr Norman Vincent Pierce powiedział kiedyś: "Jedyna osoba która nie ma czasu, jest ta, dwa metry pod ziemią."
Czy jesteśmy właścicielami swojego czasu?
Zbliża się powoli kolejny długi weekend - 15 sierpnia. To przypomina mi o dwóch refleksjach, które narodziły się w trakcie weekendu majowego.
Pierwsza dotyczy tego jak planujemy swój wolny czas. I w ogóle na ile jesteśmy właścicielami swojego czasu, a więc i życia.
Tuż przed rozpoczęciem weekendu od wielu kolegów w pracy usłyszałem, że jeszcze nie wiedzą, co będą robić w trakcie wolnego. I złapałem się na myśli, że mnie tez bardzo często przytrafiała się taka sytuacja. Zrobiłem, co prawda duże postępy w tej dziedzinie, ale z pewną nieśmiałością musiałem przyznać się sam przed sobą, że jeszcze nie wiem, co będę robił na wakacjach. Niedobrze, kurcze, niedobrze.
Czy Ty musisz rezygnować z rzeczy, które lubisz, ze względu na różnorodne obowiązki?
Czy masz wymagającą pracę?
Czy jesteś pracującą matką, ojcem?
Czy czekają na Ciebie rzeczy, które MUSISZ załatwić, ale nawet nie masz na nie czasu? A co z tymi, które CHCIAŁ(A)BYŚ zrobić? (ale też nie masz czasu :-)
Magiczna minuta
Czemu chwila jest taka ważna?
"Magiczna minuta" - to pierwsza minuta spędzona z drugim człowiekiem. Pierwsze wrażenie, które potem może rzutować na całej znajomości. Jest to jedna chwila, którą się długo pamięta, dlatego należy starać się, aby uczynić ją jak najlepszą, jak najmilszą, dla drugiego człowieka, zrobić na nim dobre wrażenie. Dzięki temu będziemy się z danym człowiekiem lepiej w przyszłości kontaktować. Tak działają nasze emocje.
Ja się natomiast pytam, czemu dbamy o to by robić wrażenie na innych, a tak mało dbamy o wrażenie dla siebie?
Czas wolny
"Praca to wszystko co ciało musi robi....... rozrywka - to czego robić nie musi"
- Mark Twain
Tu mamy wyzwanie w zarządzaniu czasem własnym, jak zadania można zlecać, jak do zadań można się motywować, tak z czasem wolnym też coś trzeba zrobić...
Ćwiczenie
Czas wolny to:
................
Rozrywka to:
.............
Zażywać spokoju to:
................
Odpoczywać to:
...................
Relaksować się to:
...............................
Hobby to:
.............................
Czy rzeczywiście odpoczywać w czasie wolnym? czy pracować? Dążyć do osiągania celów?
Kiedy przestaniesz marnować życie?
Pewnie każdy z nas ma chwile, które wie, że zmarnował. Nie piszę o takich momentach, gdy oddajemy się słodkiemu leniuchowaniu, aby odpocząć. Chodzi mi o te momenty, po których jesteś bardziej zmęczony niż przed. O te, w których nie robisz nic, czyli ani nie pracujesz, ani nie odpoczywasz. Wiesz, o czym piszę?
Życie przepływa nam przez palce często z dwóch powodów:
1.nie mamy wyznaczonego w nim celu
2.nie planujemy naszego czasu nawet w zakresie kilku najbliższych dni.
Nie marnuj swojego życia!
Czy gdybyś mógł zrealizować swoje marzenia zrobiłbyś to?
W naszym życiu mamy tak naprawdę dwie możliwości:
albo przeżyć dany nam czas według tego co chcemy, osiągając cele które są dla nas ważne, idąc drogą którą sami wybraliśmy.
albo jak to często jest obrazowo określane „płynąc z nurtem rzeki” wraz ze wszystkimi na około, ewentualnie ustalając nasze cele jedynie na dziś i jutro i mając nadzieję, że za zakrętem rzeki nie napotkamy wodospadu, bo będzie katastrofa.
Zarządzanie czasem? Najpierw posprzątaj biurko!
Czujesz, jakby czas przeciekał Ci przez palce? Szukasz metod usprawniających planowanie i kontrolę nad czasem a mimo to sytuacja nie ulega poprawie? Pytasz się co zrobić w takiej sytuacji? Zacznij od podstaw...
Popatrz krytycznym okiem na swoje biurko (warsztat pracy) i zajmij się najpierw nim. Czy mnóstwo na nim, pod nim lub obok niego papierów, listów, niedokończonych spraw? Czy sam jego widok męczy Cię czy zachęca do pracy? Masz ochotę z przyjemnością zasiąść do obowiązków czy uciec gdzie pieprz rośnie?
Organizacja czasu
Czas jest czymś bezcennym. Każdy to wie, ale nie każdy docenia jego wartość. Pittakos miał powiedzieć niegdyś, że: „Czas działania człowieka jest ograniczony.” Z tego stwierdzenia wywnioskować można, że:
- człowiek nie żyje wiecznie,
- nie można w ciągu doby być cały czas „na chodzie”.
Mając to na uwadze, każdy szanujący swe życie człowiek winien tak planować swój dzień, by go jak najlepiej wykorzystać. Czasem nie da się zarządzać, można go jedynie nie tracić.
Podział zadań
Pogrupuj je wg następujących kategorii:
A. pilne i pierwszoplanowe
Co by było gdybyś to zrobił teraz?
"Co masz zrobić dziś, zrób po jutrze, będziesz miał 2 dni wolnego"
"Muszę odpocząć"
"Mam za dużo rzeczy do robienia, nie mogę zrobić nic więcej"
"Nie mam na to czasu"
"Zrobię to jutro"
"Zanim to zrobię to posprzątam"
"Nie wiem jak to zrobić"
"Jestem zmęczony"
Pewnie nie raz użyłeś, któregoś z powyższych zdań lub podobnego... Są one niczym innym jak biernością w działaniach, odkładaniem swoich planów, swoich celów na potem.
Zasada KISS - Keep It Simple, Stupid
Zostaw to proste i głupie, bo działa - tak właśnie można podsumować wiele skutecznych działań zarówno w biznesie, projektowaniu jak i życiu codziennym. Zasada KISS to poprostu próba powrotu do prostoty, hołduje rzeczy i czynności proste, zrozumiałe, nie skomplikowane, tylko dlatego że działają.
Inne rozwinięcia skrótu:
- "Keep It Super Simple" - zostaw to super proste
- "Keep It Simple, Sweetie" - zostaw to proste i słodkie
- "Keep It Small and Simple" - zostaw to małe i proste
- "Keep It Simple, Smart" - zostaw to proste i sprytne
- "Keep It Short and Simple" - zostaw to krótkie i proste
- "Keep It Short and Sweet" - zostaw to krótkie i słodkie
Szybko-wolno
Do największych wartości, jakie posiadamy należy zdrowie i czas. W związku z tym proponuję styl życia, który nazwałem roboczo „szybko-wolno”.
Jego zawołaniem jest: pracuj szybko (efektywnie), ciesz się życiem powoli.
O szybkości i efektywności działania jest mowa np. w wielu miejscach serwisu www.L-earn.net . Natomiast dokładniejszego naświetlenia wymaga druga część definicji naszego stylu życia. Na pytanie: po co nam efektywność, jedna z odpowiedzi brzmi – byśmy mieli więcej wolnego czasu. Ale ten wolny czas powinien być zadeklarowany jako czas na upodobania, przyjemności, własny rozwój, odpoczynek. Efektywność nie jest celem sama w sobie, nie powinna być za wszelką cenę.
Zabójcy czasu
Dla wielu z nas poczta elektroniczna stanowi (z konieczności, bądź wyboru) praktycznie styl życia. Co zrobić, aby ten styl życia nie był dla nas zabójczy jak objadanie się frytkami
i chipsami siedząc ciągle przed telewizorem?
„Tak naprawdę jedyne, co jest nam dane na własność, to ta odrobina czasu. Nie zmarnujmy jej...”
Dariusz Boniukiewicz
Chcę Ci dziś opowiedzieć o przemyśleniach na temat tak nietypowej dziedziny samodoskonalenia, jakim jest e-mail.
Spytasz, „co e-mail ma wspólnego z samodoskonaleniem?!” Ma i to dużo. Jest to narzędzie, które potrafi być bardzo wydajne i pomocne, może też bardzo ograniczać i przeszkadzać....